专利代理本质上是法律服务。从服务工作本身来看,沟通可以挖掘、完善、确认、提高效率、强化质量,是服务工作中必不可少的环节。特别是专利代理人与发明人之间的有效沟通,对于提高专利写作的质量和速度具有重要作用。

下面是专利代理人如何与发明人沟通的详细描述。

从心理学角度看,交际包括意识和潜意识,意识只占1%,潜意识占99%。因此,有效的沟通必须是潜意识的、情感的和真诚的。一般来说,为了让客户在潜意识里认识到我们的努力,在心理上接受和欣赏我们的服务,专利代理人需要做好以下几方面的工作:

1、 沟通前要做好充分准备。

例如,代理人在沟通前需要仔细阅读发明人提供的公开资料,_多次阅读:

一读:

a、 了解本公开资料的核心内容,即方案所针对的技术问题、采用的技术手段和取得的技术效果;

b、 对披露材料中不完整、不清楚、未确认的信息进行注释。

二读:

要解决一读中的标注问题,代理商只需简单的咨询和搜索,特别是对于Goa的含义等基础知识;在搜索过程中,用户可以搜索到客户之前申请的专利,了解公司技术的创新程度,并写出文体等信息,有助于以后的写作。

三读:

前两次意见的总结和分解,例如:哪些技术特征重要,难以理解;哪些技术特征描述错误,需要向客户解释。

经过多次阅读和整理,我们基本上可以对披露材料有一个很好的了解,这样我们以后可以和发明人顺利沟通。

从上面可以看出,一方面,这是特工最费时的地方,因为没有精心准备,沟通的思维和语言混乱、无序,不能抓住重点,导致无法掌握文字的关键特征,需要反复沟通,这会给客户一个非常不专业的印象。精心准备的沟通使代理人在这一步了解到权利要求书的版式和说明书的扩展,在沟通的过程中,可以直接指导发明人补充附加技术特征,甚至挖掘出新的案例。

2、 在沟通过程中,与发明人确认案件的核心问题,就案件的一些细节或存在的问题与发明人达成一致,并提出相应的解决方案。

在实际的沟通过程中,披露材料有两个极端:

_种情况:披露材料非常简单

代理人基本上可以完全理解,但建议用简单的语言与发明人确认。一方面,它使发明人认为你了解方案;另一方面,它可以期望发明人在交流过程中补充一些材料或添加一些其他技术特征。

其中,在与发明人沟通补充材料或增加技术特征时,经常会出现发明人无法补充的情况。此时,要求代理人根据技术方案指导发明人进行技术拓展。

净水器是用来过滤水的,管道里一定有水,会滋生细菌。为解决这一技术难题,在管道中增设旁路热风机进行干燥,避免细菌滋生。

由此可见,该方案的技术问题是如何避免管道内细菌的生长。其技术手段是管道绕过热风机,技术效果是使管道内的水干燥,防止细菌生长。

很明显,该方案的创造性还不够,因此在与发明人沟通的过程中,可以委婉地表示该方案的创造性不高,进而说明该沟通是否具有公开资料中未记载的其他技术特征。如果没有,则代理可以根据检索到的对比文件或资料进行展开,或者根据该方案可能带来的问题进行展开,例如,当管道充满水时,不会影响热风机会,因此发明人可以按照问题的思路进行解答,并给出一个方案,例如:管道充水,旁路热风机与水之间的管道需要用阀门密封,充水时必须保证水流不进入热风机。

第二种情况:披露材料很难理解

代理人可以先检索与客户及其竞争对手先前申请的技术有关的专利进行初步了解,然后与发明人确认其了解的技术方案。发明人同意的,代理人可以说明自己技术水平的限制,并让发明人对公开资料的技术进行说明,以便充分了解方案;发明人不同意的,自行解释方案。此时,经纪人需要仔细聆听,然后录音。不要因为不理解而假装理解这个计划。试着一次理解它,_对发明家耐心的解释表示感谢。

此外,当在初步检索中检索到相对接近的参考文献,影响到案件的创新性问题时,有必要引导发明人对参考文献进行讨论,进行一些有针对性的规避设计,不建议直接通知客户撤回案件。同时需要注意的是,出现上述情况时,需要与发明人、专利工程师进行沟通确认。

3、 沟通形式:电话沟通、电子邮件沟通、面对面沟通等

在工作过程中,代理人通常使用两种通信方式:电话通信和电子邮件通信,主要描述如下:

a、 确认对方的身份。与发明人/专利工程师电话沟通时,首先确认对方的身份。在确认另一方身份时,请使用尊称,而不要直接称呼发明人的姓名。例如,你是张工程师/老师/经理吗?然后我介绍自己是专利局的代理人。

b、 解释打电话的原因。例如,如果你有我负责的专利申请,告诉他发明的名称,并解释你需要问他一些关于专利的问题,这样对方就可以理解你的目的。

c、 确认发明人目前是否有时间:

如果有时间,首先与发明人确认核心技术点,然后请发明人帮助解决标注问题。发明人回答问题后,给予发明人积极的反馈;

如果发明人目前很忙,案情简单,为了不影响案件的进展,可以和发明人商量,询问发明人两三分钟,然后迅速简洁地提出问题;

如果发明人目前很忙,案情复杂,有必要再次确定与发明人的沟通时间,_是通过电话,因为电子邮件的及时性较差。

d、 在交流过程中,需要记录下来,可以写在披露本上,也可以通过电话记录下来,避免重复出现问题而忘记和打扰发明人。

小心:

1) 在电话沟通中,语气要亲切,不要情绪化,适当降低分贝,构建和谐的沟通桥梁;

2) 通信时不要直接拒绝/中断发明人。你可以在_说完后提出疑问,善于倾听;

3) 不要用坏、坏、乱等不礼貌的话来评价发明家的计划。站在对方的角度,多肯定、多表扬。

电子邮件通常包括六个部分:信头、主题、标题、文本、签名文件和附件。尽量使双方的相关人员,如双方的过程、案件审查和管理人员,了解案件的进展和沟通情况。

在使用电子邮件沟通方案或补充材料时,要明确指出要沟通的内容或要补充的细节,不要给发明人一个笼统的范围,直接具体地向对方提出要求,更容易解决问题。

例如,面对同样的问题,代理人在邮件中指出“请说明实施例一的工作原理”,发明人根本无法启动,而是向发明人指出“请说明如何实现实施例中a和B之间的旋转连接,而B如何驱动C实现绕a轴的摆动”,这一点更具体,更容易让发明人理解,而补充材料也更容易解决问题。

小心:

1) 称呼需要使用尊称,例如:教师/经理;

2) 在邮件正文中,建议代理人突出显示以下时间节点信息,如:发明人补充信息的_截止日期,并适当说明要求截止日期的原因;

3) 身体部位应该附上你的联系方式,这样你就可以随时交流。

四、总结

沟通是人与人之间信息交流的必要手段。这是一门学问和一门艺术。良好的沟通技巧可以让沟通者得到想要的信息,增进双方的了解,使双方在愉快的心情中达成共识。在成长的道路上,专利代理人必须注重沟通能力的培养和提升,以自己的专业技能更好地为社会服务。